Анализ состояния бухгалтерского учета

Полнота ввода остатков перед началом ведения учета

Контролируется остаток по вспомогательному 000 счету. Если все остатки на дату начала ведения учета в программе введены корректно, то остатка по счету 000 не будет. Иначе нужно проверить, почему на 000 счете сформировался остаток, по какому счету требуется добавить сумму.

Отсутствие остатков по счетам, подлежащим закрытию в конце отчетного периода

По правилам бухгалтерского учета на конец месяца не должно быть сальдо на счетах косвенных затрат (25, 26, 44), все собранные за месяц суммы должны быть распределены на другие счета. Если после выполнения всей процедуры закрытия месяца есть остаток по таким счетам, значит в процессе закрытия произошла ошибка. Если обработка закрытия месяца показывает, что все процедуры выполнены успешно, но остаток все равно остался, значит допущена ошибка в настройках распределения статей расходов, из-за которой сумма по какой-то из статей не может быть распределена. Например, выбрана база распределения, по которой нет показателя в текущем месяце, или выбран способ распределения Вручную, но не создан документ Распределение расходов. Проверка покажет на каком счете сформировался остаток и его сумму, так Вам будет легче найти причину ошибки.

Отсутствие остатков в регистре накопления по статьям расходов, подлежащим распределению в конце периода

Логическое продолжение предыдущей проверки. Если остаток есть на счете БУ, он должен быть и в регистре УУ. Проверка находит остатки в регистре Прочие расходы по статьям расходов, которые согласно настройкам должны были быть полностью распределены при закрытии месяца. Проверка регистра позволяет найти не только сумму, но и конкретную статью расходов, сумма по которой по какой-то причине не распределилась при закрытии месяца. Если соответствующего остатка в регистре нет, значит в статье выбраны разные настройки распределения для БУ и УУ, проанализировав их вы найдете причину ошибки. Если остаток есть, следует проверить документ Распределение расходов в проверяемом месяце - сформирован ли он, как заполнен, не выделен ли вручную НЗП.

Отсутствие остатков по синтетическим счетам 90 "Продажи" и 91 "Прочие доходы и расходы" на конец отчетного периода

По правилам бухгалтерского учета на конец отчетного периода (года) суммовых остатков по счетам 90 и 91 быть не должно. Если закрытие месяца (года) выполнено успешно, а суммы остаются, следует проверить, откуда они возникают.

Склад, учет ТМЦ

Проверка соответствия остатков ТМЦ на складах и по организациям по количеству

В программе 1С ERP учет ТМЦ ведется в двух контурах:
Учет на складе - только по количеству, без учета стоимости, может учитываться как в целом на складе, так и делиться по помещениям, ячейкам. Складской учет не хранит сведений о принадлежности товаров организациям. Учет на складе может оформляться обычными накладными (Приобретениями и Реализациями), или может быть вынесен в отдельные документы Приходный и Расходный ордера на товары, в зависимости от настроек программы и склада. Ведется в регистре Товары на складах, основной отчет - Ведомость по товарам на складах (раздел Склад и доставка).
Учет по организациям - ведется по количеству, учитывается в разрезе организаций и складов в целом, без разделения по помещениям и ячейкам. Учет по организациям отражается с помощью накладных (Приобретения товаров и услуг, Реализация товаров и услуг, Движение продукции и материалов и т.д.). Ведется в регистре Товары организаций, основной отчет - Ведомость по товарам организаций (раздел Финансовый результат и контроллинг).
Расхождения между этими двумя разделами учета могут быть только при использовании ордерных складов и только временными (например, склад принял ТМЦ в один день, а бухгалтерскую накладную оформили на следующий день). Все операции с ТМЦ должны быть отражены и в складском контуре, и в бухгалтерском. Если в одном разделе остаток ТМЦ есть, а в другом разделе такого остатка нет - это ошибка.

Проверка находит расхождения по количеству между регистрами учета Товары на складах и Товары организаций. Сравниваются остатки в целом по складу, без учета остальных измерений.

В детальном отчете об ошибках доступно формирование расшифровки - при нажатии на поле с количеством откроется стандартный отчет Ведомость по товарам на складах или Ведомость по товарам организаций с отбором по номенклатуре.

Проверка соответствия остатков ТМЦ на складах и по организациям по назначениям

Продолжение описанной выше проверки. Сравниваются остатки между регистрами учета Товары на складах и Товары организаций в разрезе складов и назначений.

Проверка соответствия остатков ТМЦ на складах и по организациям по характеристикам

Продолжение описанных выше проверок. Сравниваются остатки между регистрами учета Товары на складах и Товары организаций в разрезе складов и характеристик.

Остатки ТМЦ на складе с удаленными назначениями

Назначение в программе 1С ERP 2.5 это способ создания жесткого резерва товара. Пока назначение не снято использовать обособленный товар в другом месте нельзя. Товар зарезервированный под помеченное на удаление назначение это двойная проблема. Поскольку назначение помечено на удаление обособленный товар никогда не будет использован по назначению, ведь документ которому он предназначен будет удален. Освободить остаток от такого назначения сложно - если документ оприходования товара нельзя изменить (например, он находится в закрытом периоде), то потребуется ввод Корректировки назначения особенного типа. О том как снять с товара обособление под удаленное назначение мы писали в этой статье.

Проверка "Остатки ТМЦ на складе с удаленными назначениями" помогает найти остатки в регистре Товары на складах обособленные под удаленные назначения. В детальном отчете об ошибках можно открыть стандартный отчет Ведомость по товарам на складах щелкнув на количество в любой строке.

Остатки ТМЦ по организации с удаленными назначениями

Проверка подобная описанной выше, но оценивающая другой регистр - Товары организаций. При использовании ордерных складов возможна ситуация, когда остатки по регистрам Товары на складах и Товары организаций отличаются. Отсюда - отдельная проверка остатков обособленных под помеченные на удаление назначения.

Данная проверка анализирует регистр Товары организаций. В отчете об ошибках доступна расшифровка стандартным отчетом Ведомость по товарам организаций.

Производство

Проверка зацикливания Ресурсных спецификаций

В данный момент проверка находит проблемные ресурсные спецификации двух видов:
- в ресурсной спецификации указана одна и та же номенклатура в качестве материала и выходного изделия, без указания специфического способа получения материала;
- в ресурсной спецификации в способе получения материала указана ссылка на эту же спецификацию.
Ссылка на саму себя может получиться, если спецификации в программу загружаются из стороннего приложения или редактируются с помощью дополнительных обработок (при ручном редактировании программа выдает предупреждение). Зато поставить в качестве материала само выходное изделие - можно, это стандартная ситуация в программе, например, при многоэтапном производстве, где в первом этапе изделие изготавливается, а во втором и последующих оно уже не изменяется структурно. Например, если предмет после изготовления необходимо покрасить или покрыть лаком. Заводить две разных номенклатуры "Изделие без лака" и "Изделие лакированное" не следует, ведь по сути это одно и то же, получится дубль номенклатуры. Просто в спецификации изделия на втором этапе нужно указать в качестве материала изделие, изготовленное в первом этапе, и в поле Способ получения четко указать - Получить с предыдущего этапа. Тогда все будет работать. Если способ получения не указать и другой спецификации для этого изделия в базе нет - возникнет зацикливание. При формировании дерева спецификации вы получите бесконечное раскрытие одной ветки. При формировании цепочки документов Этап производства зацикленная спецификация может быть пропущена, или документ будет сформирован, но неполноценный, в нем будет не хватать реквизитов.
Оба описанных случая проверка покажет. Найденные спецификации нужно проверить - попробовать сформировать дерево спецификации и развернуть его полностью. Если программа зависает или выдает сообщение "Достигнуто раскрытие в 50 уровней" - значит в спецификации ошибка.

Проверка соответствия материала и источника получения в Ресурсных спецификациях

Проверка выполняет поиск Ресурсных спецификаций, в которых в табличной части Материалы и работы есть строки, где указан Способ получения номенклатуры "Произвести по спецификации" и указана ссылка на спецификацию, выпускающую другую номенклатуру, нежели та, что указана в строке.
При переводе спецификации в статус Действует программа 1С ERP контролирует заполнение этих полей и не дает установить спецификации новый статус. Но, если элемент справочника Номенклатура или вложенную (указанную в строке) спецификацию изменить после того, как вышестоящая переведена в статус Действует, контроля не будет.
При формировании Этапов производства по такой спецификации документ, созданный по вложенной спецификации, будет заполнен с ошибками и не будет отображаться в цепочке Этапов производства Заказа на производство (поскольку выпускает совсем другую продукцию). В рабочем окне Диспетчирование этапов его можно найти, у него будет статус "Формируется, Требует уточнения". Чтобы своевременно обнаружить некорректные спецификации и избежать создания лишних и некорректных документов создана эта проверка.

Пример работы проверки.

При выполнении проверки обнаружены ошибки. В спецификации Каркас, в строке с номенклатурой Балка указан способ получения Произвести по спецификации Дно.

Убедимся в этом. Дважды щелкнув по ресурсной спецификации в выделенной строке, откроем спецификацию Каркас. На закладке Материалы и работы найдем строку 3, в которой действительно указана номенклатура Балка и спецификация Дно.

Откроем спецификацию из этой строки и убедимся, что она действительно выпускает продукцию Дно, а не Балка.

Ресурсная спецификация Каркас действительно заполнена с ошибкой, ее нужно исправить.

Проверка удаленных назначений в Этапах производства

После того, как цепочка Этапов производства для Заказа на производство сформирована, все документы в цепочке связаны друг с другом через Назначение. Выходная продукция одного Этапа, если предназначена следующему, будет иметь Назначение, в котором хранится ссылка на этот последующий документ. Полуфабрикаты, которые производятся организацией самостоятельно, но уже в рамках другого заказа на производства, тоже будут привязаны через Назначение. Если в Назначениях хранится ссылка именно на Этап производства (так настроено в программе по умолчанию, хотя это можно изменить, например, назначив полуфабрикаты Заказу на производство в целом) то может получиться так, что последующий Этап (Этап из середины цепочки производства) будет помечен на удаление, а предыдущие ему останутся без изменений. Если выпустить продукцию по помеченному на удаление Назначению ее не получится использовать - документ, куда она назначена, удален, а другие документы не могут израсходовать номенклатуру, пока назначение не снято. Следовательно, Этап производства, продукция которого предназначена удаленному Этапу производства, это ошибка. Как ее исправить? Данная проверка покажет все документы Этап производства, в которых продукция предназначена удаленному Назначению (и удаленному Этапу производства, и удаленному Заказу, если такое встретится). Если вы не уверены, требуется ли выпускать эту продукцию, можно пометить найденный Этап производства на удаление. Если такая деталь в цепочке еще понадобится, то программа предложит создать новый этап для ее производства. Или можно в Этапах производства, выведенных проверкой, открыть вкладку Выпуск и очистить поле Назначение у выпускаемой продукции. Если продукция выпущена без назначения, ее без проблем можно будет использовать в дальнейшем. Есть и продвинутый способ исправления - если вы знаете, что выпуск детали требуется и можете определить в каком Этапе производства эта деталь будет использована - вы можете вручную изменить назначение продукции. Вместо Назначения на удаленный документ поставить другое назначение.

Пример работы проверки.

Проверка выполнена за период Май 2024 года, обнаружены ошибки. Разворачиваем раздел Производство, Проверка удаленных назначений в Этапах производства, смотрим Рекомендации. В детальном отчете об ошибках выведен Этап производства 54.133.1 и его Назначение - Этап производства 54.145.1.

В первой строке отчета щелкаем на поле Заказ в назначении, открываем Этап производства 54.145.1. Пробуем пометить его на удаление или смотрим отчет Связанные документы - убеждаемся, что Этап производства 54.145.1 помечен на удаление, выпуска по нему не будет.

В первой строке отчета щелкаем на поле Этап производства, открываем Этап производства 54.133.1. На закладке Выпуск действительно указано удаленное Назначение 54.145.1. Если выпустить продукцию по документу Этап производства 54.133.1 с таким назначением то ее нельзя будет использовать. Поле Назначение на закладке Выпуск очищаем или помечаем Этап производства 54.133.1 на удаление.

Проверка удаленных назначений в Приобретениях товаров и услуг

В программе ERP 2.5 можно работать по схеме Заказ под Заказ - автоматически формировать Заказы на необходимые товары и детали, если они требуются на складе. В ситуации, когда Заказ поставщику был оформлен под какой-то другой заказ (например, Заказ на производство) товары из этого Заказа могут иметь Назначения. Например, детали могут быть предназначены Этапам производства. Если за то время, пока заказ от поставщика добирался до нашего склада документ из Назначения, по которому мы заказали товар, был удален, возникнет ошибка. Если оприходовать товар на склад под удаленное назначение его нельзя будет использовать, пока это назначение не будет снято. Данная проверка показывает документы Приобретение товаров и услуг в которых встречаются удаленные назначения (товары, предназначенные документам, которые помечены на удаление). Если это возможно, Приобретение товаров и услуг нужно исправить, в указанных проверкой строках стереть или изменить Назначение. Если Приобретение товаров и услуг сформировано на основании Заказа, то и Заказ поставщику нужно будет так же исправить, а также проверить связанные документы заказа - если используется ордерная схема на складе, то вероятно и Приходный ордер нужно будет редактировать. Если приобретение исправить уже нельзя - например, документ находится в периоде, для которого установлена дата запрета редактирования, или связан с заказом поставщику, который не получается отредактировать и т.д. - то можно использовать документ Корректировка назначения товаров. Нужно учитывать, что удаленные назначения можно выбрать не в каждом документе. Подробнее о корректировках назначений можно прочитать по ссылке: Как изменить назначение товара в 1С ERP 2.

Пример проверки.

Выполнена Проверка удаленных назначений в Приобретениях товаров и услуг, обнаружены ошибки. Документом Приобретение товаров и услуг номер 340 оприходованы товары по удаленным Назначениям. Убедимся в этом - щелкаем на поле Заказ в назначении в первой строке, открываем Этап производства 20.135.1.

Пробуем установить пометку удаления или смотрим отчет Связанные документы - убеждаемся, что Этап производства 20.135.1 помечен на удаление.

На закладке Обеспечение Этапа производства 20.135.1 указана деталь Уголок, которая должна была быть обеспечена Обособленно.

Возвращаемся к отчету об ошибках, открываем в первой строке поле Документ. В Приобретении товаров и услуг 340 находим строку, в которой указана номенклатура Уголок с Назначением 20.135.1. Если возможно - назначение следует просто стереть. В данном случае документ находится в закрытом для изменений периоде, значит потребуется ввод Корректировки назначений товаров.

Проверка удаленных назначений в документах Переработки

Проверка создана для решения проблемы, уже описанной в двух пунктах выше - если в программе ERP 2.5 после формирования цепочки Этапов производства некоторые из них были помечены на удаление, связанные с ними документы необходимо изменить или удалить. Если под назначение для удаленного Этапа производства созданы заказы, назначение в них следует очистить или отменить эти заказы. Когда по заказам с удаленным назначением уже оформлены поступления ТМЦ, вместо редактирования документов лучше провести корректировку назначений товаров. Данная проверка помогает найти документы переработки связанные с удаленными (помеченными на удаление) Назначениями чтобы их можно было отредактировать. Выполняется поиск среди документов Заказ переработчику, Отчет переработчика, Поступление от переработчика.

Проверка признака производства в процессе у покупных деталей в Этапах производства

Что мы называем покупной номенклатурой. В справочнике Номенклатура есть реквизит Схема обеспечения. На разных складах источник получения номенклатуры может быть разный - она может заказываться у поставщиков, перемещаться с другого склада, производиться, собираться из комплектующих или получаться от переработчика. Все способы обеспечения, отличные от Произвести, мы условно называем покупкой. Номенклатура, которая согласно настройкам обеспечения, получается от поставщиков, а не производится, не должна производиться Этапами производства и у нее не должно быть установлено галочек Производится в процессе. Если на закладке Обеспечение в Этапе производства в строке стоит галочка Производится в процессе, программа распознает эту потребность как ОБЕСПЕЧЕННУЮ производством, и не позволит создать другой заказ по потребности на эту позицию. То есть, если согласно настройке обеспечения какую-то номенклатуру необходимо заказать у поставщика, и на складе есть потребность в этой номенклатуре (проведен документ Этап где нужно ее Обеспечить), но стоит галочка Производится в процессе, то если вы попытаетесь создать Заказ поставщику по потребности (оформить заказ под заказ) программа покажет потребность в этой номенклатуре 0, пока галочка не будет снята. Исправление ошибки простое - снять галочки в строках, которые указывает проверка. Подробнее о настройках обеспечения и схеме работы "заказ под заказ" можно прочитать здесь.

Проверка признака производства в процессе у деталей, Этап производства которых удален

В документе Этап производства, на закладке Обеспечение у каждой строки есть возможность установить признак "Производится в процессе". Галочка Производится в процессе это команда для программы ERP 2.5 о том, что для обеспечения этой номенклатуры на складе требуется создать Этап производства. Если эта галочка установлена, никакие другие способы обеспечения больше не учитываются, программа будет постоянно просить пользователя создать Этап производства этой номенклатуры. Данная проверка находит строки в этапах производства, в которых стоит галочка Производится в процессе, но при этом в программе уже есть помеченный на удаление Этап производства этой детали. Возможно, производить эту деталь уже не нужно, а галочку просто забыли снять. Если деталь не нужна - снимите галочку, чтобы в программе больше не формировались этапы для ее производства.

Пример проверки.

Выполнена Проверка признака производства в процессе у деталей, Этап производства которых удален, обнаружены ошибки. В детальном отчете видно, что в программе есть Этап производства 19.253.1, в котором требуется номенклатура Трубка. В столбце Этап производства детали видим, что в программе было создано и после помечено на удаление несколько Этапов производства номенклатуры Трубка.

Щелкнув на поле Этап производства детали можно убедиться, что все четыре Этапа производства Трубки (19.44.1, 19.372.1, 19.617.1 и 19.662.1) помечены на удаление.

В Этапе производства 19.253.1 галочка Производится в процессе установлена по ошибке, вероятно еще при первом формировании цепочки этапов производства по заказу. Изготавливать номенклатуру Трубка мы не будем (возьмем готовую со склада), галочку Производится в процессе нужно снять, тогда новые документы Этап производства для Трубки создаваться не будут.

Проверка выходных изделий Этапов производства не входящих в Этап-назначение

Когда в программе ERP 2.5 в качестве назначения используются Этапы производства (так установлено по умолчанию) цепочка Этапов внутри заказа получается жестко связана между собой. Все полуфабрикаты привязаны к изделиям и не могут быть использованы в других документах без корректировки назначения. Если после формирования цепочки Этапов вышестоящий Этап производства изменяется, это может привести к ошибкам в нижестоящих. Например, если какую-то деталь решили заменить, указали в Этапе производства в Обеспечении что-то другое. В таком случае деталь, которая должна была быть произведена в процессе именно под этот Этап производства из дерева этапов в Заказе на производство исчезнет. Однако она не исчезнет из программы, ее по прежнему можно произвести. Если номенклатуру выпустить под Назначение, то и использовать ее можно только в назначенном месте, иначе требуется сначала откорректировать назначение. А может быть эту номенклатуру вообще не требуется теперь производить, тогда ее этап производства нужно удалить, но найти этот Этап производства через дерево уже не получится. Проверка показывает Этапы производства выпускающие номенклатуру, которая не нужна в Этапе, которому назначена. Ошибка может быть как в Этапе выпускающем, так и в этапе получающем. Возможно, строка с этой номенклатурой была удалена из вышестоящего Этапа производства случайно, и его нужно перезаполнить по спецификации и все встает на свои места. А может быть такую деталь действительно больше не требуется изготавливать, значит Этап для ее производства нужно пометить на удаление.

Пример работы проверки.

Выполнена проверка за Ноябрь 2024, обнаружены ошибки. Разворачиваем раздел Производство, Проверка выходных изделий Этапов производства не входящих в Этап-назначение, смотрим Рекомендации. В отчете об ошибках показаны три Этапа производства (57.251.2, 57.252.2 и 57.253.2) выходные изделия которых входят в один Этап-назначение - 57.321.1. Щелкаем в первой строке на поле Этап-назначение, открываем его.

В Этапе производства 57.321.1 на закладке обеспечение нет номенклатуры, которую показала проверка, но есть похожая. Спецификация изменилась, теперь для изготовления этого изделия требуются другие Шины. Это было отражено в Этапе производства 57.321.1, и необходимые детали даже уже были выпущены и использованы.

Теперь остается только пометить на удаление три Этапа производства Шин, которые в изделии больше не нужны. Проверка их показала, открываем каждый документ из отчета об ошибках и устанавливаем пометку на удаление.

Проверка соответствия документов Этап производства спецификации

При использовании в программе ERP 2.5 статической структуры заказов на производство документы Этап производства формируются сразу на всю глубину заказа, от заказанного изделия до самых мелких деталей в него входящих. За время проходящее с момента создания структуры этапов производства до момента, когда "верхние" этапы становятся доступны к выполнению, может произойти значительное изменение как ресурсной спецификации, так и реального производственного процесса. Может быть изменен или документ, или спецификация, по которой создан документ. Такие изменения это не всегда ошибка, возможно состав изделия потребовалось изменить единожды, и спецификацию следует сохранить как есть. Но возможно, что документ изменили случайно, и он не должен отличаться от своей ресурсной спецификации, тогда это ошибка.

Данная проверка находит документ Этап производства, состав материалов в котором отличается от описанных в ресурсной спецификации, по которой он создан. Являются ли эти отличия ошибкой - решает пользователь. Проверка игнорирует завершенные Этапы производства.

Проверка пустых назначений при многоэтапном производстве

В ресурсной спецификации в программе ERP 2.5 возможно создать многоэтапный производственный процесс. В таком случае заполняется таблица Побочный и промежуточный выход, где указывается промежуточное выходное изделие первого этапа, которое используется как материал во втором этапе, и так далее, внутри одной ресурсной спецификации. Когда по спецификации создаются документы Этап производства, на закладке Выпуск промежуточные изделия должны иметь Назначение на следующий документ Этап производства. Если в процессе формирования структуры этапов производства произойдет ошибка, поле Назначение при промежуточном выпуске может остаться пустым. Оно также может быть очищено при перезаполнении документа по спецификации. В любом случае, проверка найдет документ с промежуточным выпуском, у которого не заполнено поле Назначение, чтобы ошибку можно было быстро исправить.