Выплаты зарплаты. Проблемы в конфигурации "1С:Зарплата и кадры 7.7".

Как известно, выплаты зарплаты в конфигурации "1С: Зарплата и Кадры" привязаны к периодам начисления. Сделано это прежде всего для того, чтобы получить возможность отслеживать своевременность выплат. Оговорюсь сразу, что на практике мало кто выплачивает пени работникам за задержку зарплаты, но требования закона тем не менее существуют, и следовательно разработчики конфигурации абсолютно правы. Однако реализация этого алгоритма такова, что вызывает очень серьезные трудности у пользователей. Рассмотрим их на примере демонстрационной базы релиза 2.69.

Для начала воспользуемся входящим в состав типовой конфигурации отчетом для получения структуры задолженности предприятия. Видим, что задолженность перед сотрудником Романовым составляет 21402 рубля за март и 15153, 96 рублей за май.

Рис.1 Задолженность перед всеми сотрудниками и расшифровка задолженности за май к началу рассмотрения примера.

Создадим документ на выплату. Период, за который выплачивается зарплата, май. Сумма - 15153 рубля.

Рис.2 Выплата Романову за май. В этот момент есть задолженность Романову за март.

Теперь посмотрим вновь на отчет о задолженности.

Рис.3 Задолженность перед всеми сотрудниками после выплаты Романову за май. Задолженность перед Романовым составляет 21402 руб. за март.

Пользователь произвел выплату за май, при наличии задолженности за март, что конечно неправильно, а программа позволила это сделать. Это может привести к неправильному расчету компенсации за задержку выплаты зарплаты. А сейчас о проблеме более серьезной. Вернемся к началу примера. Предположим, что нужно выплатить Романову 30000 рублей. Часть этой суммы приходится, как мы видели, на март (21402 руб.), а часть на май (15153,96 руб.). Значит нужно разбить эту сумму точно! по периодам, и создать два документа на выплату зарплаты. Но допустим, что пользователь ошибся и разбил сумму так: 21408 рублей за март и 8592 рублей за май. Замечу, что в кассу придется передать две платежные ведомости, в каждой из которых Романову нужно расписаться. Кассиру (возможно на калькуляторе) и сотруднику (видимо в уме) придется складывать две суммы (чаще всего не круглые), чтобы не ошибиться при выдаче. Но самое главное - задолженность по периодам. Выплатим Романову оставшиеся 6555,96 рублей третьим документом (предположим это произошло уже на следующий месяц), и посмотрим на задолженность. Вот она какая.

Рис.4 Задолженность перед всеми сотрудниками и расшифровка задолженности за май после полной выплаты Романову.

Самое большее, что можно увидеть, это то, что перед Романовым есть долг. Но откуда он взялся, и соответствует ли это действительности понять невозможно, поскольку переплата сотруднику за март нигде не видна. Произошла своего рода "пересортица" в выплате зарплаты, т.е. перераспределение выплат в пользу одного периода за счет другого периода. Именно эта ситуация очень часто встречается на практике. Конечно, можно было воспользоваться функцией "рассчитать" в документе "Выплата зарплаты" для получения правильной суммы выплаты, но во-первых в рассмотренном примере это можно сделать только применительно к марту, а в мае, поскольку производится неполная выплата, сумму в любом случае придется вычислять вручную как разность общей суммы выплаты (30000 руб.) и суммы выплаты за март, а во-вторых на практике переплата часто возникает в связи с исправлениями начислений "задним числом".

Еще одна проблема: "переходящие копейки". Отчет "Структура задолженности предприятия" показывает долг в том случае, если он перенесен на следующий месяц и включен в текущее начальное сальдо. Документ "Выплата заработной платы" в такой ситуации при расчете полной выплаты за прошлый месяц (см. Рис. 5) покажет нулевую сумму. На том же рисунке (на белом фоне) - содержание отчета. Как видите в отчете долг есть. Хотя на самом деле в данном случае долг существует только за май. Понятно, что при большом количестве сотрудников сумма несуществующего долга будет внушительной и разглядеть в нем существующий долг будет непросто.

Рис. 5 При нулевой сумме полной выплаты отчет показывает задолженность.

Теперь посмотрим насколько серьезны последствия несовпадения периодов выплат заработной платы с периодами начисления заработной платы. Продолжим рассмотрение того же сотрудника, что и на рис.5. Долга за предприятием за июнь 2009 года как видите нет, зато есть переплата, которую в отчете "Структура задолженности предприятия" не видно. На рис. 6 показаны расчетный листки этого сотрудника за июнь и июль. Как видите сальдо на конец июня не совпадает с сальдо на начало июля. Откуда взялись 3,34 руб. долга на начало июля? Из документа "Накопленная задолженность". При расчете задолженности в этом документе используется глобальная функция глРассчитатьНакопленнуюЗадолженность(), которая в свою очередь использует функцию глСальдоОкругления(). Вот эта последняя при наличии переплаты возвращает отрицательное значение, которое и отражается как долг за предприятием.

Рис. 6 Два расчетных листка за смежные месяцы одно сотрудника. Не совпадающие сальдо.

На рис.7 показан расчет задолженности за июнь документом "Выплата заработной платы", а в таблице 1 в крайней правой колонке отражен расчет сальдо упомянутой уже функцией глСальдоОкругления(). Как видите, документ "Выплата заработной платы" понимает, что задолженности за июнь нет, а вот документ "Накопленная задолженность" нет. И соответственно возникают ошибки в отчетах "Расчетный листок" и "Расчетная ведомость". Если исправить несоответствие периодов выплат заработной платы с периодами начисления заработной платы, то описанные проблемы исчезнут. Рекомендации об исправлении таких ошибок даны на сайте фирмы "1С" http://www.1c.ru/rus/support/knowledge-base/articleView.jsp?id=760. Для исправления ситуации нужно оформить в текущем периоде выплаты за те периоды, в которых возникали задолженности (сверяясь с отчетом "Структура задолженности предприятия). И на эти же суммы оформить документ "Возврат задолженности".

Рис. 7 Расчет задолженности за июнь документом "Выплата заработной платы".

Таблица 1. Расчет сальдо (крайняя правая колонка)

Надеюсь, я убедил читателя в серьезности проблемы, а теперь о том, как помочь пользователю этих ошибок избежать, а в случае их наличия - исправить.

Рассмотрим как все это может выглядеть в альтернативном варианте. Начнем с отчета по задолженности. Вернемся к первому примеру этой статьи и сформируем доработанный отчет ""Структура задолженности предприятия".

Рис.8 Задолженность перед всеми сотрудниками и расшифровки переплаты и задолженности за март после полной выплаты Романову.

Как видите, в отчете отражен не только долг Романову за май , но и переплата ему же за март. Для того, чтобы увидеть расшифровку отчета по списку сотрудников нужно дважды щелкнуть мышью в соответствующей ячейке. Расшифровка работает по всем колонкам (только не закрывайте диалоговое окно отчета). Замечу, что наиболее наглядным становится отчет при формировании по одному сотруднику (см. Рис. 9).

Рис.9 Задолженность перед сотрудником Романовым.

А сейчас рассмотрим каким может быть документ выплаты зарплаты. Первый вариант: одним документом оплачиваем несколько периодов. Выгода очевидна, платежная ведомость будет содержать общую сумму к выдаче по каждому сотруднику. Вот сейчас при подготовке этой статьи уже после создания скриншотов сделал печатную форму и увидел, что общая сумма по Романову неверна (не хватает 6-ти рублей).

Рис.10 Вариант выплаты с выбором нескольких периодов в документе.

И наконец документ может самостоятельно определять за какие периоды необходимо осуществить выплаты. Нужно лишь задать глубину поиска задолженности.

Рис.11 Вариант выплаты с автоматическим определением периодов начисления.

Примечание: в статье использованы скриншоты, полученные в нетиповой конфигурации "1С: Зарплата и Кадры".

Еще раз покажем на примере из практики как следует исправлять ошибки, связанные с неправильными выплатами зарплаты в конфигурации "1С: Зарплата и Кадры 7.7". Сформируем отчет "Структура задолженности предприятия" (в нашем случае для одного сотрудника). На рисунках 13 и 12 показаны соответственно типовой и расширенный по возможностям варианты отчета. Сравнив задолженность предприятия перед сотрудником из отчета "Структура задолженности предприятия" с долгом предприятия из расчетного листка сотрудника, видим разницу, т.е. понимаем, что есть проблема.

Рис. 12 Отчет "Структура задолженности предприятия", расширенный вариант

В расширенном варианте отчета "Структура задолженности предприятия" сразу видна и причина: переплата за май 2012 года.

Рис.13 Отчет "Структура задолженности предприятия", типовой вариант

Как исправляем. Создаем документ "Выплата заработной платы" за апрель на сумму задолженности за апрель, и такой же документ за май на ту же сумму, но с минусом (см. рис.14). Результат по суммам не изменится, а суммы задолженностей придут в норму.

Рис.14 Исправительные документы

Если попытаться оформить документ "Возврат задолженности" вместо документа "Выплата заработной платы" за май, как это советуют сделать на сайте фирмы "1С" http://www.1c.ru/rus/support/knowledge-base/articleView.jsp?id=760, то общая сумма задолженности не изменится, лишь часть задолженности (в нашем примере 11079,62 руб.) переместится в тот период, в котором будет зарегистрирован документ "Возврат задолженности". Другими словами такой прием позволит сохранить долг предприятия, который мы видим в расчетном листке (расчетной ведомости), но не позволит исправить структуру задолженности по периодам. Очевидно, что для корректного исправления необходимо знать суммы переплат по периодам, что невозможно увидеть в рамках типовой конфигурации.

Вы можете приобрести описанные доработки. Подробнее здесь. В пакет для автоматизации выплат зарплаты для программы "1С:Зарплата и Кадры 7.7" входит описанный здесь отчет "Структура задолженности предприятия" и файл для добавления в конфигурацию нового документа "ВыплатаЗаработнойПлатыПрофи", который самостоятельно разносит выплаты по периодам начисления в автоматическом режиме.