Подготовка отчетов по НДФЛ. Проблемы в программе "1С:Зарплата и кадры 7.7".

В данной статье речь пойдет о том, с какими трудностями может столкнуться расчетчик при работе с отчетами "Подготовка сведений для ИФНС", "Налоговая карточка 1-НДФЛ" и "Справка о доходах 2-НДФЛ". Основная проблема - работа с обособленными подразделениями. Общеизвестно, что налоговые инспекции требуют предоставления сведений  о доходах физических лиц и удержанных налогах в разрезе территориально обособленных подразделений. Т.е. если организация имеет подразделения, действующие в зонах нескольких отделений налоговой инспекции, то она должна предоставить несколько реестров о доходах физических лиц, отдельно для каждого подразделения. Посмотрим насколько это возможно в программе "1С:Зарплата и Кадры 7.7". Продолжим рассмотрение примера, использованного в статье "Несовпадение НДФЛ начисленного и удержанного". Сделаем кадровое перемещение сотрудника Антонова так, чтобы часть 2008 года он проработал в подразделении "отдел кадров", а часть в бухгалтерии (см. Рис.1). Сделаем оба подразделения обособленными и проставим каждому свой КПП.

Рис.1 История перемещений сотрудника Антонова по подразделениям.

Теперь попробуем подготовить сведения о доходах. Мы можем воспользоваться функцией заполнения списка сотрудников по подразделению. Однако, если мы заполним список по подразделению "бухгалтерия" и сформируем отчет, то получим то, что отражено на Рис. 2. По сотруднику Антонову в реестр сведений о доходах физических лиц попали сведения, относящиеся к подразделению "отдел кадров" (на Рис.2 это первые строки). А если мы попробуем сформировать реестр сведений о доходах физических лиц по подразделению "отдел кадров" , то сотрудник Антонов в него вообще не попадет. Происходит это потому, что реестр формируется именно по заданному списку сотрудников (который создается на определенную дату), а не по подразделению. Кстати обратите внимание, КПП в отчете - головной организации, а не подразделения. И еще, произошло как бы перераспределение НДФЛ между подразделениями, в первом подразделении сумма налога исчисленная больше чем удержанная, во втором наоборот.

Рис.2 Реестр сведений о доходах физических лиц по подразделению "бухгалтерия.

Аналогичная проблема возникает при работе с отчетами "Налоговая карточка 1-НДФЛ" и  "Справка о доходах 2-НДФЛ". С той лишь разницей, что по сотруднику Антонову сформируется как и положено две справки о доходах, по каждому подразделению, но сформировать все справки по подразделению "отдел кадров" опять же не удастся, сотрудник Антонов в этот пакет не попадет.

Теперь рассмотрим другую проблему. Сделаем Антонову выплату в мае за апрель, предположим, что в мае он уже нигде не работал, например был в административном отпуске. Значит доходов у него в мае нет, но выплата есть и есть НДФЛ удержанный (см. Рис. 3).

Рис.3 Журнал расчетов сотрудника Антонова за 2008 год.

В декабре Антонов продолжил работу, но уже в другом подразделении, пересчитаем декабрь. В итоге общая сумма налога удержанная не изменилась. Не изменилась в журнале расчетов, однако изменилась в отчетах по НДФЛ (см. Рис. 4).

Рис.4 Реестр сведений о доходах физических лиц по сотруднику Антонову.

В отчет не попали 2000 руб. НДФЛ, удержанного в мае. Произошло это потому, что в мае нет доходов, и отчеты по НДФЛ "не видят" удержанный в таких месяцах НДФЛ. Точнее "не видит" этого глобальная функция глСобратьДанныеДляНДФЛВыбор(), которая используется во всех упомянутых отчетах.

Как можно улучшить ситуацию? Во-первых, можно формировать отчеты не по списку сотрудников, а по выбранному подразделению (см. Рис.5). При этом в отчет попадают сведения по сотрудникам только за тот период, когда они работали именно в этом подразделении, точнее в подразделении с заданным КПП. Во-вторых, исправлена ошибка, связанная с отсутствием доходов в некоторых месяцах при наличии удержания налога. Для этого нужно просматривать все месяцы, а не только те, в которых есть доход, до перехода в другое подразделение и относить удержанный в этот период налог на счет предыдущего подразделения.

Рис. 5 Так выглядит доработанный отчет.

Еще одна проблема связана с различным пониманием того, как должны формироваться сведения о доходах физических лиц и НДФЛ по периодам. Одни считают, что доходы, полученные в январе 2009 года за выполнение трудовых обязанностей в декабре 2008 года, должны включаться в сведения 2009 года, поскольку это доходы ЗА январь 2009г. Другие утверждают, что это доходы ЗА декабрь 2008г. и потому должны включаться в отчет 2008 года. Отчет типовой конфигурации включает доходы с кодами равными "2000" или "2012" (вознаграждение за труд и отпускные) по периоду действия, остальные по периоду регистрации. Т.е. зарплата, начисленная  в январе за выполнение трудовых обязанностей в декабре, это доход декабря. Не все с этим согласны, поэтому лучше предоставить расчетчику право самому решать как правильно. Для этого достаточно ввести дополнительный параметр "Все доходы по дате регистрации", и при установке этого флажка все доходы собирать по периоду регистрации, т.е. все доходы, начисленные в январе, это доходы января вне зависимости от того, когда была выполнена работа. При этом нужно помнить, что и все исправления начислений прошедшего года, сделанные в текущем году, попадут в отчет текущего года. Аналогичный параметр следует ввести для определения алгоритма сведений об НДФЛ, т.к. в типовом варианте НДФЛ собирается по периоду действия. Оба эти параметра логично устанавливать одновременно (см. Рис. 6), т.е. присваивать им одинаковые значения. Но два параметра вместо одного - это бОльшая универсальность.

Рис. 6 В отчеты введены дополнительные параметры и настройки.

Важное замечание! Сумма НДФЛ начисленная при формировании рассматриваемых здесь отчетов рассчитывается в процессе создания отчета на основе данных о доходах, т.е. не зависит от содержания журнала расчетов в части записей в видом расчета "НДФЛ". Задавая порядок включения доходов в отчет с помощью параметра "Все доходы по дате регистрации" - по периоду действия или по периоду регистрации, пользователь тем самым определяет и порядок расчета НДФЛ. Поэтому исправления записей с видом расчета "НДФЛ" могут повлиять только на расчет НДФЛ в последующих месяцах текущего года, но не могут повлиять на заполнение сведений о доходах и налоге исчисленном. А вот сумма НДФЛ удержанная извлекается из журнала расчетов, и параметр "Налоги по дате регистрации" определяет каким образом это делается - по периоду действия или по периоду регистрации. На рис.7  показан пример исправления записи с видом расчета "НДФЛ удержанный".

Рис. 7 Журнал расчетов сотрудника Антонова за 2009 год.

В зависимости от значения параметра "Налоги по дате регистрации" сумма НДФЛ удержанная за 2009 год будет составлять либо 2921 руб. либо 2999 руб. Сумма НДФЛ исчисленная в обоих случаях будет равна 2999 руб.

Пользователи программы "1С:Зарплата и кадры 7.7" могут обратиться в фирму "Профи-центр" и приобрести пакет доработанных отчетов для подготовки сведений о доходах физических лиц в составе: "Подготовка сведений для ИФНС", "Налоговая карточка 1-НДФЛ" и "Справка о доходах 2-НДФЛ". (стоимость 2000 руб.).

© Борис Балясников, декабрь 2009г.