Работа с отчетом глазами администратора.

Разберем конкретный пример: директор поручает администратору, ограничить права других пользователей таким образом, чтобы каждый отдельный пользователь в работе с отчетом мог использовать лишь определенную группу счетов. А другие счета для пользователей должны быть закрыты, ограничены, запрещены. Администратор редактирует так называемые Доступные счета для пользователя Бухгалтер материального стола (см. рис.1). Назначает ему доступными: Материалы (10 счет и подчиненные ему счета), Основное производство (20 счет и подчиненные ему счета) и Расчеты с поставщиками и подрядчиками (60 счет и подчиненные ему счета). А все остальные неотмеченные счета остаются неназначенными, т.е. недоступными. В таком случае пользователю запрещается смотреть, к примеру, Расчетные счета (51 счет) и Расчеты с персоналом по оплате труда (70 счет) т.к их нет в списке отмеченных, а значит они запрещены. Таким образом можно ограничить права каждому пользователю информационной базы.

Для того чтобы создать список Доступных счетов нужно открыть на командной панели отчета подменю "Дополнительные действия" и в раскрывшемся подменю выбрать пункт "Доступные счета". После этого откроется форма настройки счетов. В таблице отразятся все пользователи информационной базы, а так же Доступные счета для каждого из них (по умолчанию списки пустые). Далее делаем двойной щелчок мыши в строке напротив нужного нам пользователя. Строка выделяется для редактирования и в правой ее части появляется кнопка "Выбрать" (см. рис.1). Нажимаем на кнопку и отмечаем для использования нужные счета. После отметки жмем ОК и на этом все. Список для пользователя создан.

Рис.1. Назначение списка Доступных счетов для Бухгалтера материального стола.

Работа с отчетом глазами пользователя.

Теперь поглядим как только что созданные настройки отразились на работе пользователя Бухгалтер материального стола. Пользователь запускает программу "1С: Бухгалтерия 8" ред. 2.0 от своего имени, открывает внешний отчет "Оборотно-сальдовая ведомость по счету" и нажимает на иконку выбора счета в верхней части формы отчета. Перед его глазами появляется список Доступных ему счетов (см. рис.2).

Как видите в списке присутствуют счета 10, 20 и 60 (вместе с остальными подчиненными им счетами), т.к. Администратор внес их в список Доступных счетов. А 51 счет, например и 70 счет отсутствуют т.к. не были назначены пользователю и остались для него недоступными. Теперь пользователь не имеет возможности просматривать нежелательные счета, а может работать лишь с теми, которые предоставлены ему в списке Доступных. Перед формированием отчета происходит проверка - текущий счет сравнивается со списком Доступных счетов и если по каким-либо причинам он (текущий счет) отсутствует в списке - формирование отчета не происходит и выводится текст ошибки.

Рис.2. Список Доступных счетов пользователя Бухгалтер материального стола.

На примере может быть такая ситуация: пользователь ранее работал со всеми счетами, в том числе с 51 счетом и именно этот счет остался у него в настройках отчета (см. рис.3.1). Но, администратор получив указания от директора, изменил Доступные счета для пользователя и убрал из списка 51 счет. Пользователь открывает внешний отчет и в сохраненных настройках у него значится 51 счет, а в списке Доступных счетов этого счета уже нет. Это значит что формирование отчета по 51 счету для этого пользователя невозможно. Пользователь нажимает "Сформировать отчет", но вместо привычного отображения отчета: во-первых в табло появляется запись об ошибке, во-вторых текущий счет (который был 51) заменяется на первый в списке из доступных (в данном случае на 10) и в-третьих формирование отчета по 51 счету не произошло (см. рис.3.2).

Таким образом пресекаются попытки просматривать счета которые запрещены. В общем случае формирование отчета доступно только по Доступным счетам, а если список счетов пуст (к примеру не назначен для пользователя вообще) то формирование отчета в принципе невозможно ни при каких обстоятельствах.

Рис.3.1. Пользователь пытается сформировать отчет по 51 счету.

Рис.3.2. Формирование отчета по 51 счету не происходит, т.к. данный счет запрещен.

Чтобы не приходилось каждый раз открывать внешний отчет "руками" предусмотрена возможность добавить его во "Внешние отчеты". Открывая 1С:Предприятие, пользователь будет выбирать в меню "Сервис", далее "Дополнительные отчеты и обработки", пункт "Дополнительные внешние отчеты". Таким образом осуществлять запуск отчета. Внешний отчет "Оборотно-сальдовая ведомость по счету" для программы "1С: Бухгалтерия 8" ред. 2.0, будет загружен в информационную базу и постоянный доступ к нему может осуществляться из меню (см. рис.4.1).

Добавление отчета в меню "Дополнительные внешние отчеты".

Отчет "умеет" добавлять себя в меню самостоятельно. Для этого нужно открыть на командной панели отчета подменю "Дополнительные действия" и в раскрывшемся подменю выбрать пункт "Добавить отчет в меню". После этого программа спросит действительно ли Вы хотите чтобы данный отчет появился у Вас в меню "Дополнительные внешние отчеты" (см. рис.4.2) и если ответить "Да" открывается форма "Дополнительные внешние отчеты" и показывает что внешний отчет "Оборотно-сальдовая ведомость по счету" и подчиненная ему "Карточка счета" успешно добавлены (см. рис.4.3). Далее отчет можно открывать из меню как показано на рис.4.1.

Рис.4.1. Дополнительные внешние отчеты.

Рис.4.2. Добавление отчета в меню "Дополнительные внешние отчеты".

Рис.4.3. Отчет успешно добавлен в меню "Дополнительные внешние отчеты".

Памятка для администратора.

В нашем случае внешний отчет называется "Оборотно-сальдовая ведомость по счету Профи" и подчиненная ему карточка называется "Карточка счета Профи". Названия оригинальные и не рекомендуется их изменять т.к. эти названия используются в алгоритме работы программы. Приобретая нашу разработку следует принять это к сведению.

Данный отчет позволяет задавать ограничения прав пользователям, но, проблема в том, что стандартный отчет остается доступен как и ранее (в стандартном отчете открыты все счета и каждый пользователь может посмотреть все что угодно). Получается, что внешний отчет позволяет настраивать списки счетов для пользователей и ограничивать их возможности, но наряду с ним существует группа Стандартных отчетов в которых эти возможности никак не ограничены. Такая ситуация нас в корне не устраивает и поэтому возникает необходимость изменить типовую конфигурацию, с целью отключить Стандартные отчеты и оставить только один внешний. Таким образом пользователь будет работать только с внешним отчетом (у которого есть настройка счетов), но не сможет пользоваться стандартными как ранее. И мы получим ту самую конфиденциальность к которой так стремимся.

Изменение типовой конфигурации заключается в следующих действиях:

1. Добавление новой роли для пользователя.

Пусть новая роль называется "БухгалтерБезСтандартныхОтчетов". Эта роль будет отличаться от ранее используемых определенными настройками доступа к различным объектам конфигурации,  в том числе будет закрыта вся группа Стандартных отчетов. Этой мерой мы ограничиваем права пользователей и предоставляем им возможность работать только с отчетами "Оборотно-сальдовая ведомость по счету Профи" и "Карточка счета Профи" в которых, как мы помним, есть возможность контролировать доступ к конфиденциальной информации. Как добавить новую роль в программе 1С читайте в этой статье.

2. Изменение общего модуля "Управление пользователями" (только для "1С: Бухгалтерия 8", для "1С:Комплексная автоматизация" не требуется).

По умолчанию, в программе "1С: Бухгалтерия 8" ред. 2.0, открывать конфигурацию могут только две стандартные роли "ПолныеПрава" и "Бухгалтер". Любая из этих ролей является неограниченной в своих правах на использование Стандартных отчетов и значит - нам не подходит. Изменять стандартные роли не рекомендуется. Именно для этого мы создаем новую роль "БухгалтерБезСтандартныхОтчетов" (чтобы отказаться от редактирования стандартных ролей которые нам не подходят). Но, эта новая роль должна использоваться отдельно, самостоятельно, без ролей "ПолныеПрава" и "Бухгалтер". А открывать программу могут только они (см. рис.5.1).

Приходится изменять типовую конфигурацию таким образом, чтобы новая роль (в примере "БухгалтерБезСтандартныхОтчетов") могла открывать конфигурацию наравне с двумя стандартными ролями. Для этого и требуется изменение общего модуля  "Управление пользователями" (см. рис.5.2). Требуется изменить строку кода которая проверяет возможность работы для ролей пользователя. Если мы добавим в алгоритм проверки свою роль - она сможет работать самостоятельно, без совместного использования со стандартными ролями.

Рис.5.1. Проверка возможности работы пользователя (типовой вариант).

Рис.5.2. Проверка возможности работы пользователя (доработаный вариант).

Изменение типовой конфигурации незначительно, но очень важно. Отличие - в одной единственной строке кода и новой роли для пользователя. При последующих обновлениях конфигурации нужно следить, чтобы строка эта оставалась неизменной, а новая роль сохранялась и тогда никаких неполадок в работе не возникнет.

Читайте о наших услугах по обновлению типовых и нетиповых конфигураций фирмы 1С.

Процесс установки отчета в "1С:Комплексная автоматизация":

Рис.6.1 Добавление во внешние отчеты

2. Появится вот такое окно:

Рис. 6.2 Отчет установлен

Комплект поставки.

В комплект поставки входят: "ОборотноСальдоваяВедомостьПоСчету" и подчиненная ему "КарточкаСчета", работающая как расшифровка. В случае если Ваша организация не располагает штатным программистом для проведения доработки типовой конфигурации, мы готовы предложить услуги своего специалиста (программист подключится к Вашему компьютеру через интернет, посредством специальной программы для удаленной работы и произведет нужные доработки). Стоимость данной услуги входит в общую стоимость отчета.

Читайте о наших услугах по обновлению типовых и нетиповых конфигураций фирмы 1С.