Экспресс-проверка ведения учета для программы "1С:Зарплата и кадры 7.7"

(пояснения по алгоритмам проверки)

Сопоставление начисленного и удержанного НДФЛ.

Проверяется совпадение НДФЛ начисленного и удержанного на конец выбранного периода. При этом используется глобальная функция глСобратьДанныеДляНДФЛВыбор(). Функция возвращает список значений, среди которых есть и значения НДФЛ начисленного и удержанного нарастающим итогом с начала года по месяцам. Проверка на конец периода выполняется сознательно, так как в течение периода (года) очень часто по разным причинам наблюдаются расхождения между НДФЛ начисленным и удержанным, которые в следующих месяцах уже исправлены и соответственно коррекции не требуют. А раз так, то и показывать такие расхождения не имеет смысла. Например, расхождения будут появляться всякий раз, когда в том или ином месяце отсутствует выплата сотруднику, поскольку при отсутствии выплаты зарплаты НДФЛ удержанный равен нулю. При этом на следующий месяц, если выплата есть, НДФЛ удержанный превысит НДФЛ начисленный и как бы догонит его нарастающим итогом с начала года. Аналогичная картина только с обратным знаком, т.е. когда НДФЛ удержанный превышает НДФЛ начисленный, возникает при пересчете зарплаты задним числом в сторону уменьшения. И опять же при последующих расчетах эти суммы выравниваются и никаких дополнительных корректировок не требуется. А вот когда возникают расхождения неисправимые, т.е. ошибки, так это на стыке лет. Поэтому рекомендуем проверку проводить за год (см. Рис.1). Такие ошибки являются результатом некорректной отработки программой ситуации, когда нет выплаты зарплаты в последних месяцах года, как правило в декабре. Например, зарплата начислена (и НДФЛ начисленный соответственно тоже) в конце года, н-р в декабре, выплаты в декабре не было ни за какой период, НДФЛ удержанный равен нулю. Выплата произведена в январе следующего года, но НДФЛ удержанный опять равен нулю, даже если запись в журнале есть. Если в январе есть начисления, то НДФЛ удержанный будет рассчитан, но по январским начислениям. Т.о. имеем расхождение между НДФЛ начисленный и НДФЛ удержанный на конец года. Вот именно для таких случаев данное правило проверки и предназначено. При этом выплаты ведь могло и не быть ни в январе, ни в феврале.

Рис. 1. Пример использования правила проверки

В качестве расшифровки по двойному щелчку в зависимости от настроек отчета может либо открываться журнал расчетов по сотруднику, либо формироваться отчет 1-НДФЛ по сотруднику за соответствующий период (год). Типичная ошибка, описанная выше, показана на Рис.2 и Рис.3. При этом нужно учитывать, что при формировании отчетов 1-НДФЛ и 2-НДФЛ данные по НДФЛ начисленному берутся не из журнала расчетов, а рассчитываются функцией глСобратьДанныеДляНДФЛВыбор(), именно поэтому она же используется при проверке. Не удивляйтесь, если в некоторых случаях (если были исправления зарплаты задним числом) данные отчета 1-НДФЛ  по отдельным месяцам не совпадут с журналом расчетов. Расшифровка - журнал расчетов поможет в тех случаях, когда нужно увидеть выплаты.

Рис. 2. Вариант расшифровки - отчет 1-НДФЛ по сотруднику за 2007 год

Рис. 3. Вариант расшифровки - отчет 1-НДФЛ по сотруднику за 2008 год

Начиная с релиза 2.3.1.2 в качестве расшифровки может использоваться обработка исправления ошибок, см. Рис.4. Подробнее о том, как возникают такие ошибки и способах их исправления можно прочитать в статье. Обработка делает все то же самое, что сделал бы пользователь в режиме ручной корректировки налоговой карточки. Расчетчику нужно только установить переключатель в положение "Тестирование и исправление" и нажать кнопку "Выполнить". Эта обработка может использоваться и самостоятельно, отдельно от отчета. В этом случае возможны групповые исправления по списку сотрудников.

Рис. 4 Обработка исправления несоответствия НДФЛ начисленного и удержанного.

Данное правило проверки может быть применено для списка сотрудников, по подразделению или по всем сотрудникам в зависимости от установленных параметров отчета. Общие принципы работы с отчетом описаны здесь.